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联合国援助酷刑受害者自愿基金由联合国人权事务高级专员代表秘书长,并根据董事会的建议进行管理。基金秘书处位于瑞士日内瓦,由联合国人权办的工作人员组成。秘书处负责履行基金的所有行政职能,包括监督和评价赠款的使用情况、与捐助者和受赠者保持联系、进行公开报告并为董事会提供服务。
为了确保对赠款的问责,基金制定了全面的方法用于评估赠款申请、通过竞争性审查遴选申请人和监督赠款的使用情况。
基金秘书处每年发出申请征集,在收到赠款申请后,对其进行筛选。然后进行全面评估,首先是书面材料审评和背景调查。在评估过程中,基金对所有新的申请人开展实地访问,对持续接受赠款的受赠者定期进行访问。由人权高专办的外勤人员、基金秘书处和董事会开展访问,以评估项目申请人是否具备解决酷刑幸存者需求问题所需的机构能力,包括专业知识、财务程序和管理方面的能力。有一份详细的手册为访问提供信息,访问结束后,将起草一份附有证明文件的访问报告。
董事会将根据秘书处评估过程的结果和可用收入状况,向高级专员建议发放哪些赠款。
此后,获得赠款的组织必须在项目执行年结束时,提交一份最后陈述报告。报告要反映所取得的成果,以及获得援助的受害者总数方面的信息,包括通过十个匿名案例研究加以说明。受害者的分类数据按性别、年龄、国籍、法律地位和向受益人提供的援助类型进行细分。受赠者每年还须就赠款使用情况提供财务报告。
如果秘书处收到指称指出某一项目管理不善,按照基金指导方针的规定,可基于对有关情况的澄清结果,要求撤回赠款,或要求受赠者不得使用已发放的赠款。在某些情况下,如果组织使用赠款的方式不符合已批准的申请、结果报告不令人满意或存在其他类型的不合规行为,秘书处或董事会可要求该组织退还赠款。
基金的管理依照联合国细则和条例进行。